Зразки звітів CRMPro
Заявки є, але незрозуміло, чому частина не доходить до угоди? Розберемо дані вашої компанії та пояснимо, де втрачаються звернення, які причини підтверджено і що варто перевірити. Ви отримаєте пояснення звіту зрозумілою мовою та рекомендації: з чого почати, кому доручити дії і як оцінити результат.
Це навчальні приклади, а не показники конкретного клієнта.
1. Якість лідів за джерелом
Показує, що відбувається зі зверненнями: скільки залишилося відкритими, скільки конвертовано й чому закрито решту.
| Статус на дату зрізу | Лідів | Частка |
|---|---|---|
| Конвертовані в угоди | 20 | 20% |
| Закриті неуспішно | 50 | 50% |
| Залишаються відкритими | 30 | 30% |
| Усього у вибраній групі | 100 | 100% |
Проблема може ховатися за статусом «неуспішно»
У навчальній групі закрито 50 зі 100 лідів. Додатковий розбір цих 50 карток показав: у 20 причину підтверджено історією контактів, у 30 підтвердження недостатньо. Це 60% закриттів, за якими не можна впевнено пояснити втрату. Дві групи не перетинаються й разом становлять усі 50 закриттів.
Цінність для компанії. До рішення про відключення джерела потрібно відокремити якість бази від якості опрацювання та фіксації причин. Виявлена проблема — брак доказів для управлінського рішення.
Що це означає для компанії
Із 100 лідів 20 перейшли в угоди, 50 закрито неуспішно, 30 залишаються відкритими. Відкритий залишок потребує окремого розбору: з цієї зведеної таблиці невідомо, скільки звернень ще перспективні, а скільки давно без руху. Висока частка закриттів — привід перевірити причини та якість опрацювання. Вона сама по собі не доводить, що джерело погане або менеджери працюють неправильно.
Зразок плану дій для керівника відділу продажів на 7 днів
Строки нижче — приклад організації роботи після розбору звіту, а не норматив або обіцянка зростання продажів за тиждень. Керівник узгоджує календарні дати й виконавців із командою.
| Пріоритет і строк | Відповідальний | Дія на підставі аналізу | Що перевіряє керівник |
|---|---|---|---|
| 1 · День 1 | Керівник продажів | Розділити 50 закритих лідів на 20 із підтвердженою причиною і 30 без достатнього обґрунтування; призначити перевірку другої групи. | Реєстр 50 карток звірено; усі 30 спірних закриттів призначено на перевірку. |
| 2 · Дні 2–3 | Менеджери, перевірка керівника | Перевірити історію 30 спірних закриттів. Окремо розібрати 30 відкритих лідів: актуальність, останній контакт, наступний крок. | Для кожного закриття є підстава або позначка «не встановлено»; у відкритого ліда — рішення й відповідальний. |
| 3 · Дні 4–5 | Керівник продажів і маркетолог | Зіставити підтверджені причини з опрацюванням. Вибрати дію: виправити процес, перевірити джерело на обмеженій групі або зібрати відсутні дані. | Рішення спирається на перевірені причини; умови продовження перевірки записано. |
| 4 · День 7 | Керівник продажів | Перевірити виконання рішень за тією самою групою. Окремо показати нові ліди й причини, що залишилися нез’ясованими. | Порівняння з початковими 30 спірними закриттями й 30 відкритими лідами; причини незавершених дій. |
Методика та перевірка
Одна група зі 100 унікальних лідів вибраного джерела; статуси на єдину дату зрізу. Відкриті, неуспішні й конвертовані групи не перетинаються. Частка = кількість лідів групи / 100. Причини закриття й рух за стадіями перевіряються окремо.
Межа висновку
Для рішення про подальшу роботу з джерелом. Без витрат і виторгу звіт не доводить окупність.
2. Розбір дзвінків: замовлення чи сервіс
Розділяє нові запити, сервісні звернення та розмови, які потрібно перевірити. Фіксує предмет розмови й наступний крок.
| Запис | Тип звернення | Підстава в розмові | Наступна дія |
|---|---|---|---|
| 01 | Новий запит | Обговорюються підбір і кількість; ціну ще не погоджено. | Уточнити вимоги та підготувати пропозицію. |
| 02 | Сервіс | Обговорюється обслуговування раніше отриманого обладнання. | Передати сервісному фахівцю; зафіксувати строк відповіді. |
| 03 | Потрібна перевірка | Фрагмента мовлення недостатньо для визначення мети. | Прослухати вихідний запис; не вважати підтвердженим замовленням. |
Три дзвінки не означають три нові замовлення
Із трьох показаних розмов лише одна містить новий запит. Друга стосується обслуговування вже отриманого обладнання, третю не можна класифікувати без перевірки запису. Навіть новий запит поки не є підтвердженим замовленням. Це розбір трьох навчальних ситуацій, а не оцінка часток за всім відділом.
Цінність для компанії. Розділення продажів і сервісу допомагає керівнику продажів побачити реальний склад звернень і призначити відповідний наступний крок. Кількість розмов сама по собі не показує обсяг нового попиту.
Що це означає для компанії
У прикладі є новий запит, сервісне звернення та розмова з недостатніми даними. Це різні робочі задачі: новий запит потрібно кваліфікувати, сервісне звернення передати на супровід, сумнівний запис перевірити. Якщо рахувати всі три звернення замовленнями, оцінка попиту буде завищеною. За трьома навчальними рядками не можна оцінювати якість роботи відділу.
Зразок плану дій для керівника відділу продажів на 7 днів
Строки нижче — приклад організації роботи після розбору звіту, а не норматив або обіцянка зростання продажів за тиждень. Керівник узгоджує календарні дати й виконавців із командою.
| Пріоритет і строк | Відповідальний | Дія на підставі аналізу | Що перевіряє керівник |
|---|---|---|---|
| 1 · День 1 | Керівник продажів | Розподілити новий запит, сервіс і незрозуміле звернення між відповідальними. Не включати їх усі до кількості замовлень. | Кожен із трьох записів має статус і відповідального; підтверджені замовлення рахуються окремо. |
| 2 · Дні 1–2 | Менеджер і сервісний фахівець | За запитом 01 уточнити потребу й наступний контакт. За зверненням 02 перевірити передачу до сервісу й узгодити відповідь клієнту. | В обох картках зафіксовано домовленість, виконавця і строк. |
| 3 · До зведення | Фахівець із перевірки | Переслухати запис 03. Якщо даних бракує, зберегти невизначеність і зазначити, які відомості потрібні. | Підставу класифікації записано або явно вказано статус «потрібна перевірка». |
| 4 · День 7 | Керівник продажів | Перевірити виконання трьох наступних дій. Для оцінки відділу узгодити окрему вибірку дзвінків і період. | Відомий результат за кожним зверненням; висновки за трьома прикладами не перенесено на весь відділ. |
Методика та перевірка
Для робочого звіту фіксуємо період, список доступних записів, правила виключень і перевірку розпізнавання мовлення. Внутрішні посилання на запис і картку додаємо лише в закриту клієнтську версію. У публічному прикладі записів немає.
Межа висновку
Лише доступні записи. Якщо мовлення нерозбірливе або немає підтвердження, висновок залишається на перевірці.
3. Зведення керівнику за воронкою
Пов’язує угоди, задачі, дзвінки та коментарі за період. Допомагає побачити незавершені домовленості й визначити, що перевірити з командою.
| Перевірка | Демонстраційне спостереження | Запитання керівника |
|---|---|---|
| Наступний крок | У 6 із 30 відкритих угод немає запланованої справи. | Яка домовленість із клієнтом і хто відповідає за продовження? |
| Прострочення | 4 із 18 незавершених задач прострочено на дату зрізу. | Це затримка роботи, залежність від клієнта чи неактуальний строк? |
| Зміст контакту | У 3 із 10 перевірених коментарів немає наступного кроку. | Що вирішили за підсумками розмови й де зафіксовано домовленість? |
Відкрита угода ще не означає заплановану роботу
У 6 із 30 відкритих угод — 20% — немає запланованої справи. Також відомо про 4 прострочені задачі й 3 коментарі без наступного кроку, але ці групи можуть перетинатися. Загальна кількість відкритих угод приховує відсутність плану продовження роботи в частині карток. Це не доказ відсутності спілкування з клієнтом.
Цінність для компанії. Керівник продажів отримує конкретний перелік для перевірки замість загальної вимоги «працювати активніше». Спочатку потрібно відновити домовленості й план дій, потім оцінювати перспективи угод.
Що це означає для компанії
У 6 із 30 відкритих угод не заплановано справу. Це означає, що керівнику важко перевірити план продовження роботи, але не доводить відсутності контакту з клієнтом. Чотири прострочені задачі потребують перевірки актуальності, а три коментарі без наступного кроку — уточнення домовленостей. Ці групи можуть перетинатися; додавати їх як кількість проблемних угод не можна.
Зразок плану дій для керівника відділу продажів на 7 днів
Строки нижче — приклад організації роботи після розбору звіту, а не норматив або обіцянка зростання продажів за тиждень. Керівник узгоджує календарні дати й виконавців із командою.
| Пріоритет і строк | Відповідальний | Дія на підставі аналізу | Що перевіряє керівник |
|---|---|---|---|
| 1 · День 1 | Керівник продажів | Звірити перелік 6 угод без запланованої справи. Перевірити домовленості в інших доступних каналах; призначити відповідальних за дії. | За всіма 6 угодами відомі відповідальний і причина відсутності плану в CRM. |
| 2 · Дні 2–3 | Відповідальні менеджери | Зафіксувати актуальний наступний крок зі строком або обґрунтоване рішення щодо угоди. Розібрати 4 прострочені задачі. | Дії узгоджено; виконані задачі відокремлено від перенесених і скасованих. |
| 3 · Дні 4–5 | Керівник продажів і автори коментарів | Уточнити домовленості за 3 коментарями. Перевірити, що працівникам зрозуміло, як фіксувати підсумок контакту. | У перевірених картках зрозумілі підсумок розмови, наступний крок і відповідальний. |
| 4 · День 7 | Керівник продажів | Повторно перевірити початкові 6 угод, 4 задачі й 3 коментарі окремо. Нові проблеми показати додатковим переліком. | Для початкових об’єктів записано результат і питання, що залишилися; різні групи не додано як одне число. |
Методика та перевірка
Період і дата зрізу фіксуються до розрахунку. Справи й дзвінки включаються за підтвердженим зв’язком із вибраною воронкою, дублікати виключаються. Окремо враховуються виконавці, автори й поточні відповідальні. Поточний статус не замінює історію стадій.
Межа висновку
Кількість дій не дорівнює якості роботи. Різні ролі оцінюємо окремо; без історії стадій не відновлюємо рух угоди.